Møteromsbooking

Møteromsbooking handler om å gjøre kampen om møterommene forutsigbar. I stedet for at rom okkuperes på slump, bookes de i kalenderen dere allerede bruker — og et lite panel ved døren viser tydelig om rommet er ledig eller opptatt, og hva som står på programmet.

For de ansatte betyr det mindre tid brukt på å vandre rundt og lete etter ledige rom, og færre pinlige avbrytelser av møter som allerede er i gang. For bedriften betyr det at møterommene faktisk utnyttes.

Slutt på dobbeltbookinger og spøkelsesmøter

To klassiske irritasjonsmomenter forsvinner med et godt bookingsystem. Dobbeltbookinger oppstår når rommet reserveres utenom kalenderen — med panel ved døren og all booking i samme system kan det ikke skje, for panelet og kalenderen viser alltid det samme.

Spøkelsesmøter er møter som står i kalenderen, men der ingen dukker opp — rommet ser opptatt ut, men står tomt. Panelene kan kreve innsjekk: dukker ingen opp og bekrefter møtet innen noen minutter, frigjøres rommet automatisk, og andre kan bruke det.

Slik virker panelet ved døren

Panelet er en liten berøringsskjerm som monteres ved døren og kobles til rom-kalenderen i Microsoft 365 eller Google Workspace. Det viser rommets navn, dagens møter og status — ofte med grønt lys for ledig og rødt for opptatt, synlig på lang avstand i korridoren.

Trenger du et rom på sparket, booker du det direkte på panelet med et par trykk. Reservasjonen legges rett i kalenderen, slik at rommet er ditt også for dem som sjekker fra PC-en.

Bedre utnyttelse av rommene

Bookingdata viser hvilke rom som brukes mye og lite, og om store rom okkuperes av to-personersmøter. Den innsikten er nyttig før man konkluderer med at det trengs flere møterom — ofte er løsningen bedre utnyttelse av dem man har.

Vi leverer og monterer booking-paneler som en del av komplette møteromsløsninger, sammen med skjerm, trådløs presentasjon og videokonferanse — slik at rommet både er lett å booke og lett å bruke.