Portoregnskap

Portoregnskap handler om å vite hva posten faktisk koster, og hvem i organisasjonen som bruker den. Uten oversikt er porto en diffus sekkepost i regnskapet: Frimerker kjøpes inn, brukes av alle og forsvinner, og ingen kan svare på om forbruket er rimelig eller hvor det kan strammes inn.

Med en frankeringsmaskin blir portoregnskapet en biproduktgevinst. Hvert eneste frankeringsavtrykk logges automatisk med beløp og dato, og forbruket kan tas ut som rapporter — uten ekstra registreringsarbeid for noen. Begrepet dekker både det enkle, å vite totalforbruket, og det mer detaljerte: fordeling per avdeling og kostnadssted over tid, som grunnlag for budsjett og internfakturering.

Rapporter per avdeling og kostnadssted

Frankeringsmaskinene vi leverer kan deles inn i kontoer for avdelinger eller kostnadssteder. Når noen frankerer, velger de hvilken konto forsendelsen skal belastes, og maskinen fører forbruket dit. Rapportene viser dermed ikke bare totalforbruket, men hvordan det fordeler seg: hvor mye økonomiavdelingen sender i fakturaer, hva kundeservice bruker på utgående post, og så videre.

Denne fordelingen gjør internfakturering enkel. Bedrifter som viderebelaster kostnader internt — eller fakturerer porto videre til kunder og klienter, slik blant andre advokat- og regnskapskontorer ofte gjør — får et dokumentert grunnlag rett fra maskinen i stedet for anslag. Antall kontoer varierer med maskinmodell, og rapportene kan tas ut når dere trenger dem, typisk månedlig til regnskapet eller ved kvartalsavslutning.

Budsjettkontroll i praksis

Med løpende tall blir porto en styrbar kostnad. Dere ser utviklingen måned for måned, oppdager avvik tidlig og kan sette realistiske budsjetter basert på faktisk forbruk i stedet for fjorårets gjetning. Stiger forbruket i én avdeling, ser dere det med en gang — og kan finne ut om det skyldes vekst, en engangsutsendelse eller rutiner som bør justeres. For regnskapsføringen betyr det at porto kan bokføres på riktig kostnadssted fra starten, i stedet for å fordeles etter skjønn i etterkant.

Kombinert med at maskinen alltid frankerer med eksakt porto, uten oppruning og overfrankering, gir portoregnskapet både lavere kostnad og bedre kontroll. Be oss gjerne om en gjennomgang av hvordan rapportene kan settes opp for deres organisasjon.