Sikker print

Sikker print — også kalt «follow me»-print eller pull print — betyr at utskriftsjobben ikke skrives ut i det øyeblikket du trykker print på PC-en. I stedet legges den i kø, og kommer først ut av maskinen når du selv står ved den og frigir jobben med PIN-kode eller adgangskort.

Problemet det løser, kjenner de fleste kontorer: lønnsslipper, kontrakter, tilbud og personalsaker som blir liggende i utskriftsskuffen, synlige for alle som går forbi. Med sikker print finnes ikke det scenariet — ingen utskrift forlater maskinen uten at eieren står der.

Slik fungerer det i praksis

Du printer som vanlig fra PC-en. Jobben holdes tilbake i en personlig kø, og når du går bort til maskinen, identifiserer du deg på touchskjermen eller med kortet ditt. Da listes utskriftene dine opp, og du velger hva som skal skrives ut.

Med «follow me» er køen ikke knyttet til én bestemt maskin. Har bedriften flere multifunksjonsmaskiner, kan du frigi utskriften på hvilken som helst av dem — praktisk hvis maskinen nærmest deg er opptatt eller tom for papir.

GDPR og personvern

Utskrifter inneholder ofte personopplysninger, og GDPR krever at virksomheten sikrer slike opplysninger mot uvedkommende. Et dokument med persondata som blir liggende åpent i en utskriftsskuff, er i praksis et avvik. Sikker print er et enkelt og dokumenterbart tiltak: Bare den som eier jobben får den ut, og maskinen logger hvem som skrev ut hva.

For virksomheter som håndterer helseopplysninger, personalsaker eller kundedata, er dette ofte et av de rimeligste personverntiltakene som finnes — funksjonen ligger allerede i maskinen og trenger bare å skrus på og tas i bruk.

Bonus: mindre svinn

En sideeffekt er lavere forbruk. Jobber som aldri hentes — dobbeltklikk, feiltrykk, dokumenter man ombestemte seg om — slettes automatisk fra køen etter en tid i stedet for å bli skrevet ut og kastet. Det gir mindre papir- og tonerforbruk og en ryddigere maskin. Modellene i Ricoh IM-serien vi leverer har støtte for sikker print innebygd.