Dokumentdestruksjon

Dokumentdestruksjon er hele prosessen fra et dokument er ferdig brukt til innholdet er gjort uleselig for godt. Selve makuleringen er bare siste ledd — det som avgjør sikkerheten i praksis, er hva som skjer med dokumentet fra det legges fra seg til det faktisk er destruert.

Fra hylle til destruert dokument

En god rutine har få og tydelige steg. Dokumenter som skal destrueres, samles på ett definert sted — gjerne en lukket eller låsbar beholder, aldri en åpen papirkurv. Deretter destrueres de med et sikkerhetsnivå som passer innholdet: krysskutt på P-4 i DIN 66399 eller høyere er den vanlige anbefalingen der det finnes personopplysninger. Til slutt bør rutinen være beskrevet, slik at det går frem hvem som gjør hva og hvor ofte.

Det svakeste punktet er nesten alltid mellomlagringen. Et dokument som blir liggende i en åpen kurv over natten, er i praksis tilgjengelig for alle som går forbi — uansett hvor god makulatoren er.

Internkontroll og rutiner

GDPR krever at virksomheter har egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre personopplysninger, og dokumentdestruksjon hører naturlig hjemme i internkontrollen. Det trenger ikke være komplisert: definer hvilke dokumenttyper som skal destrueres, hvor de samles, hvilket sikkerhetsnivå som brukes, og hvem som har ansvaret. En enkel «clean desk»-regel — ingen sensitive papirer liggende fremme — tar dere langt.

Egen makulator eller eksternt destruksjonsfirma?

Eksterne destruksjonsfirmaer henter låste beholdere og utsteder destruksjonsattest. Det kan passe for store engangsryddinger, for eksempel når et gammelt arkiv skal tømmes. Ulempen er at sensitive dokumenter mellomlagres og transporteres i lesbar stand før de destrueres, og at dere betaler løpende for hver henting.

Med egen makulator destrueres dokumentet i det øyeblikket det er ferdig brukt — ingen mellomlagring, ingen transport, ingen tredjepart. For virksomheter med en jevn strøm av dokumenter lønner egen maskin seg raskt, både økonomisk og sikkerhetsmessig. Vi leverer maskiner i alle størrelser og hjelper deg å finne riktig modell — be gjerne om tilbud.