Skann til e-post

Skann til e-post er funksjonen som gjør multifunksjonsmaskinen til broen mellom papir og digital arbeidsflyt: Du legger dokumentet i maskinen, velger mottaker på touchskjermen, og sekunder senere ligger det som PDF i innboksen — din egen, en kollegas eller regnskapsførerens.

Alternativet uten denne funksjonen kjenner mange: skanne til minnepinne, gå tilbake til PC-en, finne filen, legge den ved en e-post. Med skann til e-post forsvinner alle mellomleddene, og papirdokumenter kommer inn i den digitale flyten der de skal brukes.

Slik fungerer det

Dokumentet legges på glassplaten eller i dokumentmateren, som tar hele bunker og skanner begge sider automatisk. På touchskjermen velger du mottaker fra en adressebok eller taster inn adressen, og maskinen sender dokumentet som vedlegg. Adresseboken kan kobles mot bedriftens e-postsystem, slik at kolleger og faste mottakere alltid er ett trykk unna.

De samme maskinene kan også skanne til en nettverksmappe eller en skytjeneste, slik at bilag og kontrakter havner rett i riktig mappe uten å gå via e-post i det hele tatt. For dokumenter som skal videre til regnskapssystem eller arkivløsning, er skann til mappe ofte det ryddigste — e-post er for det som skal til en person.

OCR og søkbar PDF

Med tekstgjenkjenning — OCR, «optical character recognition» — blir den skannede PDF-en søkbar: Du kan søke i teksten, markere og kopiere fra den, akkurat som i et dokument laget på PC. Det er forskjellen på et bilde av et papir og et dokument du faktisk kan arbeide med, og det gjør gjenfinning i arkivet til et tastetrykk i stedet for blaing i permer.

Digitalisering av papirarkiv

Kombinasjonen av dokumentmater og skann til mappe gjør det realistisk å digitalisere eksisterende papirarkiv: Permer tømmes bunkevis i materen, og søkbare PDF-er legges automatisk i riktig struktur. Mange bedrifter bruker samme oppsett på innkommende post — dagens post skannes om morgenen og distribueres digitalt til rette mottakere, i stedet for å vandre rundt i hyllene.