Digitalt postrom

Et digitalt postrom er en måte å organisere bedriftens posthåndtering på der papir behandles digitalt så tidlig som mulig. Inngående post åpnes, skannes og distribueres elektronisk til riktig mottaker, mens utgående post produseres og frankeres i en effektiv, maskinell flyt. Postrommet slutter å være en fysisk flaskehals og blir i stedet et knutepunkt mellom papir og digitale systemer.

Selv om stadig mer kommunikasjon er digital, mottar og sender de fleste bedrifter fortsatt fysisk post — kontrakter, offentlige brev, fakturaer fra mindre leverandører. Det digitale postrommet handler om å håndtere denne resten effektivt, ikke om å late som den ikke finnes.

Inngående post: fra papir til skjerm

Kjernen i inngående flyt er skanning. Posten åpnes og skannes ved mottak — typisk på en multifunksjonsskriver med dokumentmater og skann-til-e-post — og sendes digitalt til riktig person eller avdeling. Dokumentet er fremme hos saksbehandleren minutter etter at posten kom, uansett om vedkommende sitter på hjemmekontor eller i en annen by. Mange setter også opp faste regler — fakturaer rutes til økonomi, resten til et felles postmottak — slik at distribusjonen går av seg selv.

Gevinsten er mer enn fart. Skannet post kan arkiveres søkbart, følges opp i fagsystemer og deles uten kopiering. Og papiroriginaler som ikke skal bevares, kan makuleres forsvarlig etter skanning, i tråd med personvernreglene.

Utgående post: fortsatt fysisk, men effektiv

Den utgående delen av postrommet er der frankeringsmaskinen hører hjemme. Brev som må sendes fysisk, veies og frankeres maskinelt med eksakt porto, og ved større utsendelser kan en konvolutteringsmaskin brette og pakke dokumentene automatisk først. Forbruket logges, slik at også den fysiske posten inngår i bedriftens kostnadsoversikt — dere vet hva som er sendt, når og til hvilken kostnad.

Poenget er at digitalt og fysisk ikke er motsetninger: Et velfungerende postrom sender digitalt der det er mulig, og håndterer papiret effektivt der det er nødvendig.

Hvordan komme i gang

De fleste trenger ikke et stort prosjekt for å komme dit. En multifunksjonsskriver med skann-til-e-post tar inngående flyt, en frankeringsmaskin tar utgående — og rutinene rundt avgjør resten. Vi leverer begge deler og hjelper bedrifter i hele Norge med å sette opp en postflyt som passer størrelsen og postmengden deres.